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Es gibt zwei Dinge, die meine persönliche tägliche Arbeitsorganisation in den letzten Jahren am positivsten verändert haben:

  1. Die konsequente Nutzung von Cloud-Diensten für E-Mail, Kalender, Dokumente und viele andere Dienste. Also der mittlerweile fast vollständige Verzicht auf lokale Dateien. Das macht mich unabhängig von meinem Büro-PC. Das Motto dabei: "Gib mir einen beliebigen PC mit Internet und ich habe meinen persönlichen individuellen Arbeitsplatz."
  2. Ein kleines und sehr einfaches Cloud-Tool unter www.workflowy.com, das meine Arbeit tatsächlich revolutioniert hat. Davon möchte ich heute berichten. Auch wenn es eigentlich nichts mit Weinmarketing zu tun hat; ich bin so begeistert von Workflowy, dass ich es meinen Lesern nicht vorenthalten möchte.

Was organisiere ich mit Workflowy?

  • ToDo-Listen. Schon lange suche ich vergeblich nach geeigneten Tools für die Pflege von Todo-Listen. Die ich bisher gefunden hatte waren zu kompliziert, zu mächtig, zu unflexibel oder nicht gut genug in andere Tools integriert
  • Delegationskontrolle. Die Delegation von Aufgaben ist manchmal nicht einfach zu organisieren. Eine Aufgabe wird delegiert, die Erledigung zu einem bestimmten Zeitpunkt muss geprüft werden, andere Mitarbeiter werden involviert.
  • Priorisierung. Aufgaben haben Prioritäten. Da gibt es Prioritäten, weil die Aufgabe wichtig ist oder weil sie dringend ist oder beides. Wie unterscheide ich das und wie sorge ich dafür, dass ich mein Zeitbudget richtig einsetze?
  • Ideenmanagement. Täglich fallen mir viele Dinge ein, die man mal machen könnte oder mal weiter überlegen sollte oder mal mit dem einen oder anderen Mitarbeiter besprechen sollte. Wo lasse ich das alles?
  • Kreativtechniken. Viele Projekte und Ideen müssen lange durchdacht werden. Es gibt viele Aspekte und Ideen, die berücksichtigt werden wollen. Mindmapping, Brainstorming und andere Techniken sind dazu sinnvoll und bedürfen geeigneter Dokumentation und Visualisierung. Manchmal arbeitet man auch nicht alleine, sondern entwickelt Ideen im Team. Auch das muss möglich sein.
  • Listen. Viele Dinge müssen in Listen gesammelt werden. Egal ob Handlungsoptionen, Ansprechpartner in einem Projekt, wichtige Kunden und vieles mehr. Viele dieser Listen sind hierarchisch, also ein Listenunterpunkt ist wieder eine Liste usw.
  • Besprechungorganisation. Was wollte ich noch mit diesem Mitarbeiter oder Ansprechpartner besprechen? Was wurde vereinbart? Was war besprochen?

Was es besonders schwierig macht: Die Grenzen zwischen diesen Items ist fließend und dynamisch. Aus einer Idee kann schnell ein Kreativprojekt werden, daraus entstehen einzelne Delegationspunkte usw. Aus Prioritäten werden Besprechungspunkte, daraus Delegationspunkte, daraus wieder Prioritäten. Und alles kann Termine und/oder Prioritäten haben. Also idealerweise verwaltet man all diese organisatorischen Anforderungen in einem Tool.

Das klingt nach einem sehr mächtigen und komplizierten Tool. Das Gegenteil ist wahr.

Workflowy ist ein sehr smartes, einfaches und schnelles Tool, mit dem man eigentlich nicht viel mehr als hierarchische Spiegelpunktlisten verarbeiten kann. Also sowas wie:

  • Überpunkt1
    • Unterpunkt
      • Details
      • weiteres Detail
    • noch ein Unterpunkt
  • Überpunkt2

Diese einfache Funktion wird ergänzt durch ein paar sehr einfache Werkzeuge. So kann man zum Beispiel einzelne Unterpunkte auf jeder Ebene einklappen und wieder ausklappen. Oder man kann eine bestimmte Ebene einzeln betrachten. Dann gibt es noch die Idee der zum Beispiel von Twitter bekannten Tags. Durch voranstellen von # wird jedes Wort zu einem Tag, das man später sehr leicht suchen kann. Aber auch sonst kann man sehr effektiv suchen. So kann ich zum Beispiel durch Eingabe von "Peter" im Suchfeld die komplette hierarchische Liste auf die Zeilen beschränken, in denen das Wort "Peter" vorkommt. Und jede einzelne Zeile oder ganze Hierarchieebenen kann ich als "Erledigt" kennzeichnen und damit in der Standardansicht ausblenden. Achja, das alles natürlich in der Cloud, also in jedem Browser von überall (einschließlich Smartphone oder Tablett) jederzeit nutzbar.

Das war es eigentlich schon. Wirklich intelligent und praktisch wird dieses smarte Tool erst durch die Nutzung. Die ist von den Machern von Workflowy nicht vorgegeben, sondern hier kann und muss jeder seine eigene Methode finden.

Meine Arbeitsweise mit Workflowy

  1. Als erste Ebene nutze ich Themenbereiche wie "Marketing", "Weinführer", "Privates" usw.
  2. Jede Konzeptidee, Todos, Projekte, Besprechungspunkte trage ich darunter ein und nutze dazu natürlich wieder hierarchische Strukturierungen
  3. Jeder Mitarbeiter hat ein Tag wie zum Beispiel #Peter, #Hans. Wenn ich mit Peter etwas besprechen will, verwende ich seinen Tag
    • Meeting in Dortmund mit Kunde X
      • Raum für Meeting in Dortmund finden
      • Termin festlegen
        • Mit #Hans sprechen, wann er Zeit hat
      • Bahn buchen

    Wenn ich dann das nächste Mal mit Hans spreche, selektiere ich mein komplettes Workflowy nach dem Tag #Hans und erhalte alle Besprechungspunkte mit ihm. Nicht umsonst heißen viele Termine mit Mitarbeitern bei uns nur noch "Workflowy-Besprechung"

  4. Eigene Todos versehe ich mit Sternen für die Priorität, also *, ** oder ***. Der Vorteil ist, dass ich jederzeit die Liste nach *** selektieren kann und alle Top-Prios finde oder nach ** selektieren und alle Mittel- bis Topprios sehe
    • Meeting in Dortmund mit Kunde X
      • Raum für Meeting in Dortmund finden **
      • Termin festlegen
        • Mit #Hans sprechen, wann er Zeit hat
      • Bahn buchen *
  5. Wenn bestimmte Themen zeitlich zurück gestellt werden, verwende ich ein Tag für die jeweilige Kalenderwoche:
    • Meeting in Dortmund mit Kunde X
      • Raum für Meeting in Dortmund finden, erst nach der Sommerpause #KW40
      • Termin festlegen
        • Mit #Hans sprechen, wann er Zeit hat
      • Bahn buchen
  6. Delegationskontrolle mache ich, indem ich das #KW-Tag in Zusammenhang mit Mitarbeitertags verwende, also so:
    • Meeting in Dortmund mit Kunde X
      • Raum für Meeting in Dortmund finden, erst nach der Sommerpause #KW40
      • Termin festlegen
        • Mit #Hans sprechen, wann er Zeit hat. Kommt im Moment nicht dazu, sagt mir aber in der #KW34 Bescheid
      • Bahn buchen

    Nun kommt mir zur Hilfe, dass man nicht nur nach Tags, sondern auch nach dem Ausschluss von Tags suchen kann. Wenn ich also suche nach: "#Hans -#KW" dann sehe ich alle Besprechungspunkte mit Hans, die nicht zurück gestellt sind.

  7. Am Anfang jeder Woche werden die #KW-Tags der jeweiligen Wochen gesucht und ersetzt. Indem ich den Punkt als erledigt markiere oder einen eigenen Todo daraus mache oder der Mitarbeitertag stehen bleibt und der Punkt damit wieder in die Gesprächsliste mit dem Mitarbeiter fällt.
  8. Die #KW-Tags nutze ich auch, wenn ich nachhalten möchte, ob zum Beispiel ein Externer auf eine Mail geantwortet hat die mir wichtig war:
    • Meeting in Dortmund mit Kunde X
      • Raum für Meeting in Dortmund finden, erst nach der Sommerpause #KW40
      • Termin festlegen
        • Mit #Hans sprechen, wann er Zeit hat. Kann er im Moment nicht sagen, sagt mir aber in der #KW34 Bescheid
        • Herrn Müller Mail geschrieben, wann er Zeit hat. Geantwortet? #KW38
      • Bahn buchen
  9. Zuletzt noch ein Beispiel für kreative Listen:
    • Meeting in Dortmund mit Kunde X
      • Raum für Meeting in Dortmund finden, erst nach der Sommerpause #KW40
      • Termin festlegen
        • Mit #Hans sprechen, wann er Zeit hat. Komtm im Moment nicht dazu, sagt mir aber in der #KW34 Bescheid
        • Herrn Müller Mail geschrieben, wann er Zeit hat. Geantwortet? #KW38
      • Bahn buchen
        • oder doch mit dem Auto fahren?
          • schneller
          • aber ich bin nicht ausgeruht beim Termin
          • eventuell mit anderem Termin kombinieren?
        • oder fliegen?
          • zu aufwändig, weil Flughafen zu weit

Ich hoffe ich konnte meine Arbeitsweise mit Workflowy vermitteln. Das kann natürlich beliebig ergänzt oder abgewandelt werden. Workflowy selbst ist völlig flexibel nutzbar.

Einfach ausprobieren

Erwähnen möchte ich noch, dass man sein Workflowy auf jeder Ebene mit anderen teilen kann. Mit Lese- und/oder Schreibrechten. Damit wird auch Teamarbeit gut unterstützt.

Probieren Sie es einfach mal aus. Bis zu 1000 Zeilen ist Workflowy kostenlos. Darüber hinaus kostet es 5 Euro pro Monat.

 

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